OHJEISTUS

Sisäinen tietolupa tarvitaan, kun

1 Tietoja käytetään muuhun kuin aineistojen ensisijaiseen käyttötarkoitukseen. 2 Tietoja käytetään aineistoista, jotka THL saa sopimusperusteisesti käyttöönsä muilta rekisterinpitäjiltä. Tällaisia aineistoja ovat esimerkiksi väestörekisterin tiedot sekä Tilastokeskuksen kuolemansyytiedot. 3 Tietoja siirretään THL:n ulkopuolelle ilman laissa säädettyä perustetta, esimerkiksi jos THL on rekisterinpitäjänä ja tietoja siirretään tutkimus- tai muussa sopimusperusteisessa yhteistyössä THL:n ulkopuolelle. Lisätietoja THL:n sisäisen tietoluvan kriteereistä löytyy https://thlfi.sharepoint.com/sites/toimintakaytannot/SitePages/Tietolupa-aineistojen-k%C3%A4ytt%C3%B6%C3%B6n.aspx

Tietoluvan hakeminen

1. Valmistelu

-Tutustu Aineistokatalogiin ja selvitä tarvittavat aineistot. -Ota tarvittaessa yhteyttä THL:n aineistoivastaaviin neuvoa varten. Laadi tutkimussuunnitelma. -Selvitä tarve eettiselle käsittelylle: Jos kyseessä on kliininen tutkimus tai muu tutkimus, joka edellyttää eettistä arviointia → hae lausunto TuET:ltä THL:n tutkimusetttiseltä työryhmältä tai sairaanhoitopiirin eettiseltä toimikunnalta.

2. Hakemuksen täyttäminen

Täytä tietolupahakemus järjestelmässä Täytettävät tiedot sisältävät mm: Hakijan tiedot, Tutkijalistauksen, Tutkimussuunnitelman, Tutkimusaineiston määrittelyn ja Aineistonhallintasuunnitelman. Lisää liitteinä mukaan -Tietosuojailmoitus. Tarpeen mukaan lisää: -Tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (arkaluontoiset tiedot). -Tutkimuseettisen ennakkoarvion lausunto. -Tutkittavan tiedotteet ja suostumusasiakirjat (haastattelut/kyselyt). -Aiemmat tietolupapäätökset. -Yhteistyösopimus (jos mukana ulkopuolisia tahoja). -Pyydä oman osastojohtajan ja/tai tutkimuksen vastuututkija hyväksyntä tietolupahakemukseen. Tämän voi lähettää järjestelmästä suoraan. Kun tarvittavat puollot on saatu, järjestelmä toimittaa hakemuksen lupakäsittelyyn. Lupapäätöksen etenemistä voit seurata tietolupaportaalista.

3. Hakemustyyppien erot

​Uusi tietolupa -Tarvitaan aina uuteen tutkimukseen tai pilottiin. Voimassa yleensä enintään viisi vuotta. Muutoslupa 1) Voi olla aineistojen laajennus: Uusien aineistojen, muuttujien, kohdejoukon tai aineistovuosien lisääminen tai tutkimuksen sisällön/tutkimuskysymysten laajennus. 2) Voi olla tietoluvan jatkon hakeminen: Haetaan, kun voimassa oleva tietolupa on päättymässä ja tutkimusta jatketaan. 3) Voi olla tutkijaryhmän täydennys: kun tutkimusryhmään lisätään uusia tutkijoita.

4. Päätös ja seuranta

Tietolupakäsittelijät käsittelevät hakemuksen ja siirtävät päätöksen ratkaistavaksi. Kun päätös on tehty, tutkimusryhmä saa oikeuden aineistojen käyttöön päätöksen mukaisesti. -Tutkija vastaa siitä, että tietosuoja, aineistonhallinta ja eettiset periaatteet toteutuvat.

5. Aineistopoimintapyyntö

Järjestelmän kautta voit lähettää aineistopoimintapyynnön, kun olet saanut hyväksynnän hakemuksellesi. Aloita lupahakemus